Déterminez les données à caractère personnel que vous traitez, tous les emplacements où vous les conservez et si vous les transmettez. Pensez aux données à caractère personnel de vos collaborateurs (dossiers du personnel, systèmes de contrôle des heures, tableaux de service, conseillers fiscaux, programmes de messagerie, documents contenant des informations personnelles, sites Internet, photos, systèmes d’assurance qualité ou logiciels de gestion de clinique), de vos clients (formulaires d’inscription, logiciels de gestion de clinique, outils de diagnostic, formulaires de dépistage pour les examens de laboratoire, téléradiologie ou maladies héréditaires, photos ou sites Internet) et de toutes les cliniques vétérinaires, organisations et entreprises (tierces) avec lesquelles vous collaborez (coordonnées de votre interlocuteur, virements/reversements ou contrats).

Si vous utilisez des produits VetZ, vous trouverez des données à caractère personnel dans easyVET, easyIMAGE, XDR, XCR, vetsXL.com et petsXL.com.

Déterminez les données à caractère personnel que vous traitez, la façon dont elles sont utilisées, qui y a accès et à qui elles sont transférées. Vous devez en outre, en tant que responsable, établir un document écrit (votre règlement de gouvernance des données ou, selon les termes du RGPD, une documentation de vos activités de traitement) dans lequel vous devez décrire de façon détaillée et structurée la façon dont vous garantissez un traitement des données à caractère personnel conforme au RGPD dans votre clinique, entreprise ou organisation. Ce document vous permet de prouver votre transparence à l’égard de vos collaborateurs, de vos clients et de tiers, tout en vous assurant une garantie juridique en matière de protection des données. Le document doit contenir la liste de l’ensemble des utilisations, des procédures et des fichiers concernés par le traitement des données à caractère personnel que vous réalisez (reportez-vous aux exemples de l’étape 1). Il doit décrire les mesures techniques et organisationnelles que vous avez mises en œuvre pour protéger les données à caractère personnel. Vous devez également y énumérer tous les sous-traitants (par exemple, votre gestionnaire de paie, votre laboratoire ou VetZ/vetsXL.com) à qui vous transférez des données à caractère personnel. Attention, ce document est un document dynamique. Vous devez donc le mettre à jour immédiatement en cas de modification du traitement des données à caractère personnel dans votre clinique, entreprise ou organisation.

Si vous utilisez les produits VetZ suivants, vous devez les mentionner dans votre documentation : easyVET, easyIMAGE, XDR et XCR, vetsXL.com et petsXL.com en tant qu’applications et VetZ en tant que sous-traitant, si vous vous servez de vetsXL.com ou de petsXL.com.

Mettez en place des mécanismes de sécurité pour protéger les données à caractère personnel, détecter toute violation de données à caractère personnel et éviter tout abus. Les mécanismes de sécurité peuvent être de diverses natures et doivent satisfaire aux différentes exigences techniques et organisationnelles. Par exigences techniques, on entend des pare-feu sûrs, un antivirus, le cryptage et la pseudonymisation, des procédures de protection des données et de restauration des données, ainsi qu’une protection par mot de passe sécurisé pour toutes les applications et tous les services que vous fournissez. Par exigences organisationnelles, on entend le fait de traiter uniquement les données à caractère personnel dont vous avez réellement besoin pour la finalité souhaitée et uniquement pendant la durée nécessaire. Par exemple, lorsque vous collectez les données à caractère personnel du propriétaire d’un animal, vous n’avez normalement pas besoin de sa date de naissance ni de sa profession ni de son numéro de carte d’identité. Par exigences organisationnelles, on entend également la garantie de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des systèmes et services en place. Il est particulièrement important de vérifier régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles et de renforcer la sensibilisation concernant la protection des données et la sécurité des informations dans votre clinique, entreprise ou organisation.

Les produits VetZ protègent les données à caractère personnel grâce à un contrôle d’accès (protection par mot de passe) clairement défini, à un cryptage lors de la conservation et du transfert et à un haut niveau de sécurité lors de la communication et de l’exploitation.

Documentez la façon dont vous traitez les données à caractère personnel et actualisez vos dispositions relatives à la protection des données. Le RGPD met en place de nouvelles normes concernant non seulement le traitement des données à caractère personnel, mais également la documentation relative à ce traitement. Vous devez donc documenter les finalités du traitement et répertorier les catégories des données traitées, les mesures techniques et organisationnelles en matière de sécurité que vous avez mises en œuvre et les tiers à qui vous communiquez des données à caractère personnel. Votre documentation doit être transparente et compréhensible, en interne comme en externe. Elle doit vous permettre, à vous, à vos collaborateurs et à vos clients, de comprendre clairement et sans équivoque, la façon dont vous traitez les données à caractère personnel. En cas de violation de données à caractère personnel ou d’abus, vous devez signaler l’incident, le documenter et le conserver.