Zoek uit welke persoonsgegevens u beheert, op welke plaatsen u persoonsgegevens opslaat en of u persoonsgegevens doorgeeft. Denk daarbij aan de persoonsgegevens van uw medewerkers (personeelsdossiers, tijdregistratiesystemen, dienstroosters, belastingadviseurs, e-mailprogramma’s, documenten met persoonsgerelateerde inhoud, websites, foto’s, systemen voor kwaliteitsborging of praktijkmanagementsoftware), van uw klanten (aanmeldformulieren, praktijkmanagementsoftware, diagnostische apparatuur, onderzoeksformulieren voor laboratoriumonderzoeken, versturen van röntgenfoto’s of informatie over erfelijke ziektes, foto’s of websites) en van alle dierenartspraktijken, organisaties en bedrijven (derden) waarmee u samenwerkt (contactgegevens van uw contactpersoon, overboekingen/terugboekingen of overeenkomsten).

Als u producten van VetZ gebruikt, vindt u persoonsgegevens in easyVET, easyIMAGE, XDR, XCR, vetsXL.com en petsXL.com.

Definieer welke persoonsgegevens u verwerkt, hoe persoonsgegevens gebruikt worden, wie er toegang heeft tot persoonsgegevens en aan wie u persoonsgegevens doorgeeft. Daartoe moet u als verwerkingsverantwoordelijke een schriftelijk document (uw Data-Governance-richtlijn of in AVG-termen: een register van uw verwerkingsactiviteiten) opstellen, waarin u gedetailleerd en gestructureerd beschrijft, hoe u zorgt voor een AVG-conforme verwerking van persoonsgegevens in uw praktijk, uw bedrijf of uw organisatie. Met dit document toont u transparantie tegenover uw medewerkers, klanten en derden en bent u juridisch gedekt voor privacyvragen. Het moet een lijst van alle bij u gebruikte toepassingen, processen en bestanden bevatten waarmee u persoonsgegevens verwerkt (voorbeelden vindt u onder stap 1). Het moet beschrijven welke technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens u getroffen hebt. En alle verwerkers aan wie u persoonsgegevens doorgeeft, moeten erin vermeld staan (bijvoorbeeld uw administratiekantoor, uw laboratorium of VetZ/vetsXL.com). Bedenk dat dit document een dynamisch document is en door u moet worden aangepast zodra er een verandering optreedt in de verwerking van persoonsgegevens van uw praktijk, uw bedrijf of uw organisatie.

Onderstaande VetZ-producten moeten in uw documentatie voorkomen als u de producten gebruikt: easyVET, easyIMAGE, XDR en XCR, vetsXL.com en petsXL.com als toepassingen en VetZ als verwerkingsverantwoordelijke, als u gebruikmaakt van vetsXL.com of petsXL.com.

Gebruik beveiligingsmechanismen om persoonsgegevens te beschermen, privacyschendingen tijdig te herkennen en gegevensmisbruik op betrouwbare wijze te voorkomen. Er bestaan de meest uiteenlopende beveiligingsmechanismen en deze stellen de meest uiteenlopende technische en organisatorische eisen aan u. Tot de technische eisen horen veilige firewalls, bijgewerkte virusbescherming, versleuteling en pseudonimisering, gegevensbeveiligings- en herstelprocessen en veilige wachtwoordbescherming voor alle toepassingen en diensten waarvan u gebruikmaakt. Tot de organisatorische eisen behoort dat u alleen die persoonsgegevens verwerkt die u voor het gewenste doel ook daadwerkelijk nodig hebt – en alleen voor zolang als u ze nodig hebt. Als u bijvoorbeeld de persoonsgegevens van een diereigenaar verzamelt, hebt u normaal gesproken niet zijn geboortedatum, zijn beroep of zijn paspoortnummer nodig. Tot de organisatorische vereisten behoort ook dat u zorgt voor de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de gebruikte systemen en diensten. Het is bijzonder belangrijk dat u regelmatig de effectiviteit van de technische en organisatorische maatregelen test en het bewustzijn ten aanzien van gegevensbescherming en informatiebeveiliging in uw bedrijf of uw organisatie vergroot.

VetZ-producten beschermen persoonsgegevens door ondubbelzinnig gedefinieerd toegangsbeheer (wachtwoordbescherming), versleuteling bij de opslag en overdracht en een hoge mate van communicatie- en bedrijfsbeveiliging.

Documenteer hoe u omgaat met persoonsgegevens en werk uw privacybeleid bij. De Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU stelt niet alleen nieuwe normen voor wat betreft de omgang met persoonsgegevens, maar ook voor de documentatie van de omgang met persoonsgegevens. U moet dus niet alleen het doel van de verwerking documenteren, maar ook de categorieën van de verwerkte gegevens, uw technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en derden benoemen met wie u persoonsgegevens deelt. Uw documentatie moet intern en extern transparant en begrijpelijk zijn. De documentatie moet u, uw medewerkers en uw klanten in staat stellen uw omgang met persoonsgegevens helder en ondubbelzinnig te begrijpen. Als er sprake is van privacyschending of misbruik van gegevens, moet u het voorval melden, documenteren en bewaren.