Finden Sie heraus, welche personenbezogenen Daten Sie verwalten, wo Sie überall personenbezogene Daten speichern und ob Sie personenbezogene Daten weitergeben. Denken Sie dabei an personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter (Personalakten, Zeiterfassungssysteme, Dienstpläne, Steuerberater, E-Mail-Programme, Dokumente mit personenbezogenen Inhalten, Websites, Fotos, Qualitätssicherungssysteme oder Praxismanagementsoftware), Ihrer Kunden (Anmeldeformulare, Praxismanagementsoftware, diagnostische Geräte, Untersuchungsformulare für Laboruntersuchungen, Teleradiologie oder erbliche Erkrankungen, Fotos oder Websites) und aller Tierarztpraxen, Organisationen und Unternehmen (Dritte), mit denen Sie zusammenarbeiten (Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner, Überweisungen/Rücküberweisungen oder Verträge).

Wenn Sie VetZ-Produkte einsetzen, finden Sie personenbezogene Daten in easyVET, easyIMAGE, XDR, XCR, vetsXL.com und petsXL.com.

Definieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten, wie personenbezogene Daten genutzt werden, wer auf personenbezogene Daten zugreifen kann und an wen Sie personenbezogene Daten weitergeben. Dazu müssen Sie als Verantwortlicher ein schriftliches Dokument (Ihre Data-Governance-Richtlinie oder in DSGVO-Worten: Eine Dokumentation Ihrer Verarbeitungstätigkeiten) erstellen, wo Sie detailliert und strukturiert beschreiben, wie Sie eine DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrer Praxis, Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation sicherstellen. Mit diesem Dokument zeigen Sie Transparenz gegenüber Ihren Mitarbeitern, Kunden und Dritten und sichern sich rechtlich in Datenschutzfragen ab. Es muss eine Liste aller bei Ihnen eingesetzten Anwendungen, Verfahren und Dateien beinhalten, mit denen Sie personenbezogene Daten verarbeiten (Beispiele finden Sie unter Schritt 1). Es muss beschreiben, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Sie zum Schutz von personenbezogenen Daten getroffen haben. Und es muss alle Auftragsverarbeiter aufführen (zum Beispiel Ihr Lohnbüro, Ihr Labor oder VetZ/vetsXL.com), an die Sie personenbezogene Daten weitergeben. Beachten Sie, dass dieses Dokument ein dynamisches Dokument ist und von Ihnen angepasst werden muss, sobald sich die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Praxis, Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation ändert.

Folgende VetZ-Produkte müssen in Ihrer Dokumentation vorkommen, wenn Sie die Produkte einsetzen: easyVET, easyIMAGE, XDR und XCR, vetsXL.com und petsXL.com als Anwendungen und VetZ als Auftragsverarbeiter, wenn Sie vetsXL.com oder petsXL.com nutzen.

Setzen Sie Sicherheitsmechanismen in Kraft, um personenbezogene Daten zu schützen, Datenschutzverletzungen rechtzeitig zu erkennen und Datenmissbrauch zuverlässig zu verhindern. Sicherheitsmechanismen können vielfältiger Art sein und stellen die unterschiedlichsten technischen und organisatorischen Anforderungen an Sie. Zu den technischen Anforderungen gehören sichere Firewalls, aktueller Virenschutz, Verschlüsselung und Pseudonymisierung, Datensicherungs- und Wiederherstellungsverfahren und sicherer Passwortschutz für alle Anwendungen und Dienste, die Sie einsetzen. Zu den organisatorischen Anforderungen gehört, dass Sie nur solche personenbezogenen Daten verarbeiten, die Sie für den gewollten Zweck auch wirklich benötigen – und auch nur so lange, wie Sie sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise die personenbezogenen Daten eines Tierbesitzers erfassen, benötigen Sie normalerweise weder sein Geburtsdatum noch seinen Beruf oder seine Personalausweisnummer. Zu den organisatorischen Anforderungen gehört auch, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der eingesetzten Systeme und Dienste sicherzustellen. Besonders wichtig ist es, regelmäßig die Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überprüfen und das Bewusstsein für Datenschutz und Informationssicherheit in Ihrer Praxis, Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu stärken.

VetZ-Produkte schützen personenbezogene Daten durch eindeutig definierte Zugangssteuerung (Passwortschutz), Verschlüsselung bei der Speicherung und Übertragung und hohe Kommunikations- und Betriebssicherheit.

Dokumentieren Sie Ihren Umgang mit personenbezogenen Daten und aktualisieren Sie Ihre Datenschutzbestimmungen. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung setzt nicht nur neue Standards im Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern auch bei der Dokumentation des Umgangs mit personenbezogenen Daten. So müssen Sie nicht nur die Zwecke der Verarbeitung dokumentieren, sondern auch die Kategorien der verarbeiteten Daten, Ihre technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen und Dritte benennen, mit denen Sie personenbezogene Daten teilen. Ihre Dokumentation muss intern und extern transparent und nachvollziehbar sein. Sie muss Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden ermöglichen, Ihren Umgang mit personenbezogenen Daten klar und eindeutig nachzuvollziehen. Sollte es zu einer Datenschutzverletzung oder Datenmissbrauch kommen, müssen Sie den Vorfall melden, dokumentieren und aufbewahren.